Diese Seiten sind nur für Behörden interessant, die ihre Reinigungsarbeiten ausschreiben wollen.
Kurze Einleitung
Wir können für Sie die komplette Ausschreibung vorbereiten, durchführen und auswerten. Meist sind in der öffentlichen Verwaltung bei kleineren und mittleren Gemeinden oder Städten die Verwaltungsmitarbeiter mit einer Ausschreibungserstellung fachlich und zeitlich überfordert. Da ich selbst nach meiner Beamtenausbildung an der Bayerischen Beamtenfachhochschule in Hof jahrelang in Finanzabteilungen bei verschiedenen Gemeinden in Bayern tätig war, sind mir die umfangreichen Aufgabenstellungen im öffentlichen Dienst bekannt.
Ihre Aufgabe beschränkte sich deshalb nur darauf, die von uns erstellten Ausschreibungsunterlagen an die Bieter zu versenden. Die notwendigen Unterlagen zur Submission, die Auswertung der Angebote und der Vergabevorschlag für den Gemeinde- oder Stadtrat werden auf Ihren Wunsch von uns zur Verfügung gestellt bzw. erarbeitet.
Rechtsgrundlagen der Vergabe
Im Vergaberecht sind je nach Auftragshöhe nationale oder europarechtliche Vorschriften zu beachten. Da diese äußerst umfänglich sind, verzichten wir an dieser Stelle, hier näher darauf einzugehen.
Grundsätzlich gilt aber:
„Leistungen sind an fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Bewerber zu angemessenen Preisen zu vergeben. Der Wettbewerb soll die Regel sein. Ungesunde Begleiterscheinungen sollen bekämpft werden“ (siehe auch § 31 Abs. 1 KommHV).
Zeiträume von Ausschreibungen/Anbieterauswahl
Behörden sollten ihre Reinigungsarbeiten spätestens alle vier bis fünf Jahre neu ausschreiben. Als Vertragszeitraum empfiehlt der Bayerische Kommunale Prüfungsverband eine Vertragsdauer von einem Jahr. Es kann vereinbart werden, dass sich der Reinigungsvertrag um ein Jahr verlängert, wenn dieser nicht gekündigt wird bzw. der Vertragszeitraum abläuft.
Der wirtschaftlichste Anbieter sollte den Zuschlag erhalten. Dies ist nicht immer der billigste.
Ausschreibungsunterlagen
Gebäudeakten
Für jedes zu reinigende Liegenschaft der Kommune (Rathaus, Kindergärten, Schulen u.s.w.) sollte eine Gebäudeakte angelegt sein oder werden. Darin sollte das Gebäude beschrieben werden (z.B. Zweck des Gebäudes, Zeitpunkt der Errichtung/Fertigstellung, baulicher Zustand, starker/geringer Besucherverkehr, Öffnungszeiten und dergleichen). Ferner sollten alle Flächen und deren Nutzung aufgemessen sein. Zum Schuss sollten noch alle Bodenbelagsarten benannt sein.
Leistungsbeschreibung
Eine schriftliche Leistungsbeschreibung ist stets für Ausschreibungen nötig. Sie sollte wie folgt unterteilt sein:
Gebäudereinigung : Unterhalts- und Grundreinigung
Die Unterhaltsreinigung dient dazu, die Flächen und Einrichtungen kontinuierlich sauber zuhalten und zu pflegen; sie ist laufend durchzuführen, wobei die einzelnen Tätigkeiten unterschiedlich häufig zu verrichten sind. Sie dient außerdem dem Werterhalt der Liegenschaften.
Bei der Grundreinigung handelt es sich um die gründliche Reinigung und Pflege (gründliche Überholung) der Reinigungsobjekte; sie wird nach Bedarf, meistens jedoch einmal jährlich durchgeführt. Sie kann für die meisten Flächen bei intensiver Unterhaltsreinigung auch entfallen, bei einigen Einrichtungen ist sie aber unerlässlich.
Glasreinigung: Glasinnen- und Glasaußenreinigung
Außenglasreinigungen sollten in der Regel zweimal jährlich durchgeführt werden. Innenglasreinigungsarbeiten sollten im Rahmen der Unterhaltsreinigung im Leistungsverzeichnis mit aufgenommen werden.
Leistungsverzeichnisse
In Leistungsverzeichnissen werden die durchzuführenden Reinigungsarbeiten, die Häufigkeit der Durchführung, und die Art der Durchführung (z.B. nasswischen, staubsaugen) festgeschrieben.
In den Leistungsverzeichnissen können gleiche Raumarten zusammenfassend beschrieben werden. Bei den verschiedenen Bodenbelagsarten sollten zwingend die vom Bodenbelagshersteller vorgegebenen Reinigungsmittel verwendet werden. Weiterhin sollte im Leistungsverzeichnis zwingend das Farbsystem, welches in der Gebäudereinigung angewandt wird, niedergeschrieben sein. Rote Reinigungstücher nur für den WC-Bereich, blaue oder grüne Tücher für die anderen Bereiche, um unhygienische Reinigungsarbeiten von vornherein zu vermeiden.
Leistungsverzeichnisse werden u.a. benötigt, um überhaupt vergleichbare Angebote einholen zu können. Sie sind auch Kalkulationsgrundlage eines jeden Reinigungsunternehmens.
Bei der Erstellung sollte man sehr genau die o.g. Arbeiten aufführen und beschreiben, da sie sonst häufig der Grund für Meinungsverschiedenheiten zwischen Auftraggeber und Reinigungsunternehmen werden können.
Durchführung von Ausschreibungen
Angebot einholen
In Abhängigkeit von dem Nettobetrag während der gesamten Vertragslaufzeit mit dem Gebäudereinigungsunternehmen sind Ausschreibungen entweder national oder europaweit durchzuführen. Diese Auftragswerte (sog. Schwellenwerte) unterliegen einer meist jährlichen Änderung und sind uns natürlich bekannt. Wir beraten Sie gern bei der Wahl des notwendigen Ausschreibungsverfahrens.
Unsere Dienstleistungen:
- Wir sichten Ihre bereits vorhandenen Unterlagen und stellen fest, ob hiermit eine Ausschreibung Ihrer Reinigungsarbeiten möglich ist.
- Sollten Unterlagen fehlen, können wir diese kurzfristig erarbeiten.
- Wir können für Sie die komplette Ausschreibung durchführen.
- Wir werten die eingehenden Angebote aus und überprüfen die Anbieter in verschiedener Weise, um das wirtschaftlichste Reinigungsunternehmen für Sie zu finden.
- Wir beraten Sie auch gern, wenn Sie auf Eigenreinigung umstellen möchten. Und mit welchen Vor- und Nachteilen dies verbunden sein könnte.
- Selbstverständlich können auch Behörden unsere anderen Dienstleistungen in Anspruch nehmen.
- Abschließend möchten wir Sie noch bitten, den Punkt Firmenphilosophie der 1 A Reinigungsberatung durchzulesen. Hier können Sie etwas zu unseren Beratungszielen lesen.
